同人サークル(任意団体)の口座開設をした
藤井佯です。「造鳩會」という文芸サークルを立ち上げて、年に一度文学フリマで文芸誌を発行しています。
twitter.com活動内容としては非常にシンプルなんですが、年に一度本を出すだけでも様々な事務作業がついて回ります。特に、避けて通れないのがお金関連の話。
1人あるいは2人での活動であれば、記録さえしっかりつけておけばなんとかなるかもしれません。しかし、3人(造鳩會は3人体制です)以上になってくると、個人の口座でサークル関連の取引を行うことに支障が生じ始めます。「個人の明細にサークルでの取引内容が埋もれる」「誰がいくら立替してたか曖昧になってくる」などなど。
この解決策として、「任意団体の口座開設」を行いました。任意団体というのは正確には「人格なき社団」と呼ばれる、法人格のない団体のことです。契約などは個人名義で行う必要がありますが、サークル名義の口座があれば色々捗って良さそうです。本記事では実際にどのような手続きを行ったか記録しておきます。これから任意団体の口座開設を行おうと思っている方、特に同人サークルの方に少しでも役立てばと思います。
また、この記事は「ゆうちょ銀行」での口座開設を想定しています。その他の銀行での口座開設に関しては記載していません。ご了承ください。
まずやること
runway.sweet.coocan.jpゆうちょの公式ページと、この記事を読んでください。いやいや、このブログで全部解説しろよという話なのですが、調べた中では一番詳しい内容でした。まずは、上記のリンク先を読んで手続きの全容を把握するのが良いと思います。♬あいちゃんさん、ありがとう……。
ただし、実際に規約や議事録を作成する段階では、完全に上記のサイトからコピペして楽勝!というわけには行きませんでした。ご覧いただければ分かると思いますが、上記リンク先の文章は、大人数が所属するかっちりとした団体を想定して書かれており、団体を名乗れる最少人数でほそぼそとやっていこうという私たちのような団体には、少々オーバースペックな感じがします。
かといって、その他調べてみてもあまり実のある情報が出てきませんでした。本記事は、自分が手続きを進める際に「こんなちょうどいいハウツー記事があったらよかったのになあ」と思えるようなものを書いたつもりです。そのため、特に小規模サークルを対象として書かれています。また、実際に提出した規約や議事録のテンプレートも公開しました。
手続きは代表が行うことをおすすめします。そもそも、口座に設定する代表者の肩書は「代表」又は「会計担当」でなければならないようです。来店者と代表者が一致していた方が手続きが煩雑でないので、代表が来局しましょう。ちなみに、私の造鳩會での肩書は「代表・会計」となっています。
また、同人サークルで口座を開設しようとしている方は、最低でも一冊は成果物がある状態で申請する必要がありそうです(提出の必要な書類に、活動実績がわかる資料が含まれているため)。以下の記事は、口座開設だけでなくサークルを継続運営していくうえで大切なことについて詳しく記載されていますので、併せておすすめしておきます。
必要な書類について
代表者の居住地の最寄りの郵便局(重要、後述します)に行きましょう。「任意団体の口座開設がしたい」旨を窓口で伝えれば、必要書類の一覧をもらえるかと思います。下図の通り、2022年10月時点で口座開設には審査が必要となっています。平均1ヶ月ほどかかるようです。担当してくださった局員さんいわく「1ヶ月だとまだ早い方ですよ〜」とのことだったので、気長に待ちましょう。私の場合は、10月31日に無事申請を済ませ、審査結果は11月16日に届きました(意外と早くてワロタ)。
用意が必要なものは下記です。
- 総合口座利用申込書(郵便局で記入するため事前用意の必要はありません)
- 口座に登録する印章
- 団体の規約(「代表者の証明」があるもの←重要)
- 団体の活動実績がわかる資料
- 団体の名簿
- 口座に設定する代表者の本人確認書類(運転免許証、マイナンバーカードなど)
- 来局者の本人確認書類(代表が手続きを行う場合は必要ありません)
- 団体の総会議事録
- 団体の収支報告書
- 人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い←郵便局でもらいます
- お取引目的等の確認のお願い(人格なき社団のお客さま)←郵便局でもらいます
この中で、事前に準備が必要なのは「3.団体の規約」「4.団体の活動実績がわかる資料」「5.団体の名簿」「8.団体の総会議事録」「9.団体の収支報告書」の5点です。
可能であれば、郵便局に行く前にこれらの書類を用意しておき、窓口の局員さんに一度見てもらうことをおすすめします。あくまで、窓口の局員さんは手続きをしてくれるだけで審査自体は別の場所で実施されますが、局員さんがそれまでにも任意団体の口座開設手続きを担当していた場合、アドバイスをもらえることがあります。局員さんからは「審査基準は私たちにも分からないので、審査の可否についての質問は窓口ではお受けできません」と言われましたが、議事録や活動報告書の内容に関して助言をいただくことができました。
それぞれについて見ていきます。
10.人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い
なんで10から?と思われそうですが、この書類に「3.団体の規約」を作成するうえで重要なことがすべて書かれているからです。
この書類は、申し込みのあった団体がきちんと団体としての要件を満たしているかどうかを確認するものとなっています。「ご回答」欄に一つでも「いいえ」「あり」があった場合、書類を受け付けてもらうことができません。また、それぞれに関して「規約」または「議事録」に対応する記載がなければいけません。つまり、これらの項目をすべて満たした規約を作成すれば、審査に通る可能性が高まります。
①団体としての組織を備えていますか。
—役員の選任の規定や慣行がありますか。
(会長1名、副会長◯名、理事◯名、監事◯名 等)
規約に「本会に次の役員を置く。(1)代表1人(2)副代表1人(3)会計1人」などの記載が必要ということです。
②多数決の原則が行われていますか。
—会長・理事長等の選任、予算・決算の承認等
総会の決議が多数決による旨が、定められていますか。
また、実際に行われていますか。
規約にその旨を記載しましょう。また、議事録に「過半数の賛同を得て◯◯が代表に就任した」等の記録があれば、それも活用できます。
③構成員の変更にかかわらず、団体は存続しますか。
—団体の活動が継続している間に、構成員の加入・脱退が行われることが予定されていますか。(会員の資格・除名の定めがありますか)
規約に、入会する方法の明記(また、原則それが認められる旨)、任意に退会できる旨を記載することが必要となります。また、何を以て会員とするのか記載が必要です。
④代表の選任方法等は、定められていますか。
—会長・理事長等が団体の代表者であること、代表の選任方法、権限、職務等が規定で定められていますか。
規約に、代表の職務を記載します。また、代表がどのように選出されるのか、また委任について(「この会則に定めのない事項は、総会の議決を経て代表が別に定める」など)を記載しておけば良いでしょう。
⑤総会の運営方法について、定められていますか。
—総会の開催、時期、決議事項等について規定はありますか。
実際に総会は開催されていますか。
規約に総会についての章を設けます。基本的に自由ですが、定時総会と臨時総会を設けておくのが良いかと思います。定時総会は年◯回開催で、年度初めに実施する等定めておくなど。また、基本的には「定時総会」の議事録を提出するのが良さそうです。定時総会は「前年度の収支決算報告」「前年度の活動報告」「(任期満了の場合)新役員の選任」などについて話し合う場ということで、そうした要素を議事録に盛り込みやすいですし、規約に書かれた通りに定時総会が開催されていることの裏付けにもなります。(サークル活動で毎回こんなかっちりとした話し合いはしないと思うので、あとづけでこうした要素を記載するという方向で良いのではないでしょうか)
⑥財産の管理方法は、定められていますか。
—収入や会計の承認や報告といった財産管理について、規定はありますか。収支を管理する体制が備わっていますか。
規約に、会計の項目を作りましょう。また、議事録に「前年度の決算について代表から話があって承認されました」的な記載があると良いと思います。ついでに、残余財産の処分についても規約に記載しておくと尚良いかと思います。
⑦団体を脱退する時に、構成員が自分の持分を団体の財産から受け取ることを前提とした規約・習慣はないですか。
「なし」を選びましょう。
⑧規約に、団体の名称は記載されていますか。
個人的には、規約の一番最初に持ってくるのが良いと思います。名称の条を設け「本会は、◯◯と称する」とでも書いておきましょう。
⑨規約に、団体の所在地は記載されていますか。
※ 事務所の所在地ではなく、団体の所在地が必要です。
規約で、事務所をここにしまーすと記載する場合があるのですが、それとは別に団体の所在地を記載する必要があります。これは、代表者の住所にするのがまるいかと思います。「代表者の居住地の最寄りの郵便局」で手続きを、というのはそういうことで、原則として口座開設手続きは団体の所在地の最寄りの郵便局で行ってね、ということになっているようです。規約にそのまま住所を記載します。「本会の所在地は代表宅とする」という書き方もできるようですが、その場合は「会員名簿」などで代表宅の住所が確認できる必要があるようです。
⑩規約に、団体の目的は記載されていますか。
団体の目的、書きましょう。
⑪規約に、代表による記載内容の証明はありますか。
(例) この規約の記載内容について、事実と相違ないことを
証明します。
東京都千代田区□−□−□
代表者 郵貯 太郎 印
これは、規約に直接記載するのではなく、規約を紙にプリントアウトしたあとの話です。規約に事実と相違がないか、代表者の署名と押印が必要です。文言は例の通りで良いと思います。規約の最後のページにボールペンで書きましょう。
⑫規約に、団体の設立年月日は記載されていますか。
記載しましょう。「本会の設立年月日は、◯◯年◯月◯日とする。」
3.団体の規約
前述の要件を盛り込んで作成したものが、こちらになります。適宜活用してください。このテンプレートは、ゆうちょ銀行での人格なき社団名義の口座開設における審査に通過することを確約するものではありません。ご利用はご自身の判断にてお願いします。
4.団体の活動実績がわかる資料
郵便局に、制作した同人誌をそのまま持っていったら「その本をいつ発行したか、いつイベントに出たかなどがわかる書類の形で…」と言われました。本をそのまま持っていかないほうが良いようです。フォーマットは特にないとのことでしたので、適宜作成しましょう。参考までに、Wordで適当につくった活動報告書を貼っておきます。こんなんで良かったのかはわかりません。
5.団体の名簿
簡単なもので良いと思います。団体に3名以上の構成員が存在しているか確認するためのものです。名前・役職・住所などがあると良さそうです。住所は、規約との兼ね合いで代表者の自宅住所を確認する必要がある場合は必須です。役職は、規約で定められた通りの人数で選任されているかを見るために必要かと思います。
8.団体の総会議事録
実際に提出した(のを改変した)ものがこちらです。設立後まだまもなく、設立後に総会を行っていない場合は、設立に関する総会の議事録でも可能とのことです。ただし、議事録自体の提出は必須のようですので、準備しましょう。こちらも特定のフォーマットがないようなのですが、前述したとおり「前年度の収支決算報告」「前年度の活動報告」「(任期満了の場合)新役員の選任」などの要素が盛り込まれていると良さそうです。
ゆうちょ銀行での人格なき社団名義の口座開設にあたっての確認事項では、以下の要件が「規約」あるいは「議事録」のいずれかに含まれていなければいけません。議事録に記載しない内容は規約でカバーすることができますが、念のため規約と議事録両方で団体の要件を満たしておきたいといった場合は、このテンプレートの議事録では不十分ですので、適宜ご自身で下記要件を満たす内容の追加をお願いします。
①団体としての組織を備えている旨の記載(役員の選任についてなど)
②多数決の原則が行われている旨の記載
③構成員の変更に関わらず団体が存続する旨の記載(自由に加入・脱退が行われるかなど)
④代表の選任方法などについての記載
⑤総会の運営方法についての記載
⑥財産の管理方法についての記載
このテンプレートは、ゆうちょ銀行での人格なき社団名義の口座開設における審査に通過することを確約するものではありません。ご利用はご自身の判断にてお願いします。
9.団体の収支報告書
どんなフォーマットでも良いと思います。設立後間もなく収支報告書がない場合は、「人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い」の備考欄にその旨を記載することで、提出を省略することもできるようです。
biztemplatelab.comこちらのサイトから適当なファイルをダウンロードして作成しました。
11.お取引目的等の確認のお願い(人格なき社団のお客さま)
このような書類です。埋めます。不明な点がある場合は、郵便局で尋ねながら埋めると良さそうです。
審査結果とその後
10月31日、郵便局に行き書類を提出してきました。マイナンバーカードのコピーを取られたり、利用申込書を記入したり、押印したり。局員が書類を確認してくれて、特に何も言われずそのまま提出することができました。確認や控えの発行にかかったのは一時間弱でした。あとは、審査を通過すれば郵便書留で通帳等が手元に届きます。
11月16日、郵便局から簡易書留が届きました。
中には「造鳩會様」と書かれた通帳が!
1ヶ月以上かかると言われていたので、意外と早く届いて驚きました。キャッシュカードの暗証番号の記載された郵送物も一緒に届きました。防犯の観点から、キャッシュカード本体はまた後日届くようです。
というわけで、今回は無事に任意団体の口座開設を行うことができました。ばんざい。
以上です。ここまでお読みいただきありがとうございました。
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上記の同人サークル・造鳩會の新刊はこちらです。
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